Of het nu reizen voor zaken of plezier is, werken tijdens de reis is een noodzakelijk kwaad voor de meeste mensen. Het maakt niet uit hoeveel je jezelf belooft, het werk slaagt er nog steeds in om een reis of vakantie te doorkruisen. Dit ondanks beloften van flexibele uren en werk/ privé-balans van jouw bedrijf. Dus als je boekhoudwerk gaat doen terwijl je op reis bent, kun je het net zo goed doen. Jammer genoeg ben je niet op kantoor en thuis, waardoor werken tijdens de vakantie unieke beveiligings- en productiviteitsuitdagingen met zich mee brengt. Hier zijn enkele tips over hoe je deze problemen kunt voorkomen of minimaliseren, zodat je kwaliteitswerk kunt maken terwijl je op reis bent en sneller kunt genieten van jouw vakantie.
-
Werk nooit op openbare Wi-Fi of een openbare computer
Openbare Wi-Fi-hotspots zijn gevaarlijk. Ze zijn een populair toegangspunt voor hackers en de enorme fout die recent is ontdekt in het WPA2-beveiligingsprotocol, in de volksmond de KRACK-aanval genoemd, heeft experts ertoe gebracht om werknemers te adviseren deze nooit te gebruiken. Het is gewoon te gemakkelijk voor een hacker om wachtwoorden te onderscheppen waarmee hij toegang krijgt tot de gevoelige financiële gegevens van je bedrijf en klanten. Wanneer je online boekhouden doet, moet je hiermee rekening houden.
-
Stel duidelijke, vooraf gestelde verwachtingen en grenzen
Alleen al omdat je tijdens het reizen wat werk moet doen, wil nog niet zeggen dat je het kantoor je hele reis moet laten domineren. Communiceer vooraf verwachtingen en grenzen aan jouw bedrijf en klanten over wanneer je bereid bent te werken en wanneer je niet beschikbaar bent. Plan met jouw team of klanten wanneer je de boekhouden en het factureren zult doen.
-
Wees voorbereid op verlatingsangst
Een van de grootste uitdagingen om buiten het kantoor te werken, is om los te komen van de hardware en applicaties die je op kantoor of thuis gebruikt. Omdat schermruimte een voordeel is, raden we je aan applicaties alleen te laten openstaan wanneer je ze actief gebruikt. Voordat je op reis gaat, moet je met IT overleggen om te zorgen dat je weet hoe jij je bij al jouw apparaten kunt aanmelden bij het netwerk en de kritieke applicaties van je bedrijf. Probeer ook een back-upplan te ontwikkelen voor het geval dat sommige of al jouw hardware faalt.
-
Gebruik Online Back-ups en Synchronisatie
Als je toegang moet hebben tot jouw documenten terwijl je reist, is het geen slecht idee om rekening te houden met Cloud computing. Cloud computing kan het antwoord zijn op al je problemen. Cloud computing is fantastisch voor de toegang tot externe bestanden vanaf elke locatie zonder dat je hardware hoeft te installeren. Cloud computing neemt alle onnodige problemen weg die gepaard gaan met het configureren van apparaten om op afstand toegang te krijgen tot je bestanden. Dit komt vooral van pas bij online back-ups voor het synchroniseren van bestanden.
-
Vergrendel jouw apparaten
De meeste smartphones, laptops en tablets zijn uitgerust met beveiligingsinstellingen waarmee je het apparaat kunt vergrendelen met een pincode of vingerafdruk-ID. Doe dit op elk beschikbaar apparaat. Wijzig tijdens het reizen de pincodes die je regelmatig gebruikt. In het geval dat jouw apparaten tijdelijk kwijt zijn, is dit de eerste verdedigingslinie tegen een inbreuk op de beveiliging.